เทคนิคการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบ Electronicอย่างมีประสิทธิผล สู่ยุค New Normal

หลักการและเหตุผล

ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ ?  การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร  จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงลูกค้า  และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร  เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ และในขณะที่ตอนนี้เข้าสู่ยุค IT หรือ ดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็บแบบดิจิทัลหรือ E-Document รวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานไปสู่ Workflow แบบสำนักงานไร้กระดาษ ในปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรที่กำลังวางแผนและจัดเตรียมไปสู่สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)
 

การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัท The National Records Management Council, Inc  ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 % เอกสารทำลาย 10 %  และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 % เอกสารทำลาย 61 %   และการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based)  จึงต้องนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ จะทำให้องค์กรลดต้นทุนได้ และประสิทธิภาพการทำงานจะมีมากขึ้น

 

วัตถุประสงค์

1.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

2.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

3.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน

4.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าในวิธีการเก็บเอกสารเป็นดิจิทัล ตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

 

หัวข้อการอบรม

Module # 1  ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)

§  วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

§  ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

§  แนวทางการลดการใช้กระดาษในองค์กร

§  เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

§  การจัดเก็บเอกสารที่ดี และสิ่งที่พนักงานควรตระหนักในการจัดเก็บเอกสาร

§  ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่าย และการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

§  การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล

§  การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ

§  การออกแบบในการวางแฟ้ม/กล่องเอกสารในตู้และห้องจัดเก็บ

§  การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม

 

Module # 2  การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§  แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)

§  ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์

§  การวางแผนงานสู่ระบบดิจิทัล

§  สิ่งที่เป็นข้อควรระวังในการปรับเปลี่ยนระบบจากเอกสารสู่ดิจิทัล

§  การรออกแบบระบบ Work Flow และเอกสาร E-Document

§  เทคนิคการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล การตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

§  ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้าง การทำดัชนีในการแสกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§  การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร

§  เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบ E-Document

สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ

รูปแบบการสัมมนา (แบบ Activity based learning)

§  การบรรยายแบบมีส่วนร่วม          

§  การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง                                                       

 

กลุ่มเป้าหมาย

พนักงานปฏิบัติงาน  หัวหน้างาน ธุรการ  สำนักงาน     

 รายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ

โทร 096-669-5554/064-325-49462

Line : 0966695554 /@dtntraining

dtntraining456@gmail.com

รายละเอียดการชำระเงิน
      *โอนเข้าบัญชี ในนาม บริษัท ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ จำกัด 
       * บัญชีออมทรัพย์  เลขที่บัญชี 206-237-174-0

      กรณีชำระเงินแล้ว กรุณา Scan  หรือถ่ายรูป  สลิป Pay in มาที่  Line  : jiwtraining        หรือ mail  : dtntraining456@gmail.com
การหัก ณ ที่จ่าย   (1% หรือ 3%)

ในนาม บริษัท ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ จำกัด   (สนญ.) 


เลขที่ผู้เสียภาษี  010 5555 113 021

เลขที่ 171/162  ซอยพุทธบูชา 39  แยก 1-1  แขวงบางมด  เขตทุ่งครุ

กรุงเทพมหานคร  10140 
 

ที่อยู่ภาษาอังกฤษ
Promotion and Development of Human Resources Center Co.,ltd.  (Head Office)
171/162 Soi Phutthabucha 39 Yak 1-1 , Bangmod, Thung Khru, 
Bangkok 10140
Tax. 010 5555 113 021